Si dius la paraula "reunió" al teu equip, és molt més probable que et trobin amb gemecs i murmuris de "Per què?", En lloc de "Heck sí!" No podem esperar! ”
Una de les raons per les quals moltes reunions solen passar-se tan malament és perquè no comencen bé. Com probablement us heu adonat, els primers minuts solen definir el to per a la resta. Si no té un bon inici, els membres del vostre equip seran fora o baixaran de la pista. I sabeu que res no és pitjor que dur una discussió i veure que la gent comença a colpejar les seves mirades al telèfon.
Per descomptat, si us heu trigat a preparar-ho, podeu evitar-ho. Al cap i a la fi, les reunions no haurien de tenir lloc només en un pilot automàtic. No cal que comenceu cadascú amb només llançar-vos a l'agenda i fer-ho. En lloc d'això, es pot engegar de diverses maneres.
1. Digues a tothom de què es tracta la reunió
La majoria de les persones estan connectades a WIIFM (Què hi ha per a mi?). Per implicar els assistents, primer els heu de recordar per què estan asseguts a una habitació amb vosaltres, sent allunyats de la seva feina. Sí, probablement heu esmentat alguna cosa en organitzar la reunió, però sempre és bo tornar a enunciar la finalitat. (Suggeriment: si no podeu crear un propòsit convincent, probablement haureu de cancel·lar la reunió.)
A continuació, seguiu-lo per què el vostre equip està específicament allà per debatre aquest tema. No cal que apunteu a cada membre i que compartiu per què necessita la reunió, però heu de deixar clar que hi ha tothom per un motiu. "Com a equip de màrqueting de l'empresa, ens correspon presentar tres idees sòlides per fer créixer el nostre públic el proper trimestre" o "El directiu us ha recomanat a tothom que hi ha en aquesta habitació a causa de les vostres habilitats organitzatives". la reunió que no té un propòsit, no el facis assistir.)
2. Fomentar la positivitat
Com s’inicia la reunió tendeix a dictar com va la resta. Si la reunió comença per queixar-se, agafar-se i lamentar-se, també podria acabar així. D'altra banda, si s'obre amb optimisme, pot tenir un impacte positiu en la resta de la discussió.
Podríeu demanar als vostres membres de l'equip que compartissin alguna cosa que va bé. O, si el grup és massa gran, podríeu començar a elogiar el grup per a una realització recent, ja sigui gran o petita. No importa el que passi a la vostra empresa o al seu departament, és clau per iniciar la conversa en una nota enlaire. Altrament, les persones comencen a associar reunions amb conferències, males notícies i informes decebedors.
3. Compartiu una cita sorprenent estadística o poignant
Una estadística sorprenent o una cita interessant no és només un bon obrador per a un discurs; també pot ser el pinso per a una gran discussió. Deixa que el teu equip tingui uns minuts per discutir què significa abans d’entrar a l’objectiu principal de la reunió.
Bviament, hauria de ser una estadística o una cita que es relaciona d’alguna manera amb el contingut de la reunió general. Potser és el número de les projeccions de creixement recent de l'empresa, o potser és un impactant pressupost d'un nou estudi industrial. Sigui quin sigui, hauria de ser prou rellevant perquè el vostre equip estigui concentrat i seguit.
4. Explica una història
Una història pot ensenyar una moral, inculcar una lliçó important, o fins i tot fer riure a la gent. El millor és que no surt de la vostra boca, la qual cosa suavitza “el cop” (si es necessita suavitzar cops).
Com ara un pressupost o una estadística, hauríeu de compartir d’alguna manera una història relacionada amb la reunió. Tanmateix, teniu una mica més de flexibilitat aquí. Per exemple, podríeu compartir una història d’èxit; una cosa que va anar bé amb un client o un membre de l’equip que anava més enllà del servei de deure. O pot parlar sobre alguna cosa que heu llegit recentment amb un llançament de producte increïblement reeixit que us ha fet tornar a pensar l'estratègia que inicialment heu plantejat. Les persones solen relacionar-se bé amb una anècdota independentment del context. Per no dir que implica el cor en el procés de pensament, en lloc de la ment.
Una bona reunió és una forma d’art, així que dediqueu-vos una mica de temps per conèixer el flux. Pot ser que les coses no vagin perfectament la primera vegada, però sempre hi ha marge per millorar si s’esforça a fer que funcioni.
