Correu electrònic. No puc viure amb ell. No puc fer la feina sense fer-ho. Tinc raó?
L’any passat vam enviar més de 2.500 milions de correus electrònics. I aquí hi ha les males notícies. Malgrat una bona quantitat de desorden, només s'espera que aquest nombre creixi. El volum és un problema, i també el temps que hi dediqueu. De fet, els informes diuen que ho comproveu unes 36 vegades per hora. 36 vegades. En una sola hora.
Un cop comenceu a ocupar-vos del que hi ha a la safata d'entrada, trigueu aproximadament 16 minuts a centrar-vos en la vostra tasca. Ah, i si necessiteu un document que estigui enterrat al vostre correu electrònic en algun lloc, triguem uns dos minuts a trobar-lo. Feu les matemàtiques: Això augmenta ràpidament una plaga sobre la vostra productivitat.
El necessiteu per fer la vostra feina. No es pot escorcollar com un mal costum. De fet, és sens dubte que es confia molt en obtenir informació, aprovació o respostes dels seus companys perquè puguis complir la feina.
Però si no teniu clar què voleu dels altres quan envieu correu electrònic o si no feu bones preguntes, recordeu-ho 36 vegades per hora? Sí, be, mireu que aquest càlcul augmenti substancialment. Dubto que això sembli atractiu. A continuació, es mostren quatre consells que podeu utilitzar per minimitzar i agilitar els vostres intercanvis i comunicar-vos millor que mai.
1. Aclariu la vostra pregunta
Alguna vegada has emès una idea a un company i ha acabat amb: "Pensaments?" Si el teu objectiu és obtenir informació d'algú en un termini límit, una direcció del projecte o una recomanació sobre opcions, hauràs de donar-li alguna cosa més. específics per treballar. Al cap i a la fi, no vol passar més temps intentant descodificar el vostre missatge del que voleu passar llegint la seva resposta.
Si acabeu d’enviar un pla que necessiti accions, per exemple, en lloc d’acabar amb el final obert i vagi, “Pensaments?” Plantegeu una pregunta específica, com: “Què caldrà implementar aquest pla de manera realista la setmana que ve ? Avisa'm si hi ha alguna cosa que puc fer perquè la seva marxa sigui el més propera possible. El teu col·lega podrà respondre de forma ràpida i directa i obtindràs una resposta molt més qualitat.
2. Tallar a la persecució
La Sarah, la membre del projecte tipus A amb què treballes amb freqüència, vol que tot això passi setmanes abans. Hi torna a estar. Obteniu un correu electrònic per a un lliurament amb un termini ridículament curt. Et frustra i tens la temptació de respondre amb: "Em pots donar més temps en aquest projecte?" Amb l'esperança de renegociar el termini. Si ho fa, cal que passin mitja dotzena de respostes més per resoldre la línia del temps sola.
En el seu lloc, digues al teu col·lega què tens capacitat per fer-ho i deixa’l d’això. "Hola Sarah, ara tinc tres projectes prioritzats a la meva cua. Això ho aconseguiré a finals del dia dijous vinent. Si puc fer-ho més aviat, us ho avisaré. Gràcies per la vostra paciència. ”Boom. Fet
3. Deixeu de resoldre preguntes
Alguns missatges generen missatges innecessaris perquè convideu sense voler a respostes. Per evitar-ho, deixeu de tancar amb, "Té sentit per a vosaltres?" Més aviat, digueu "Aviseu-me si teniu preguntes." Si el receptor té una consulta, us informarà; en cas contrari, sabrà que no és necessària cap resposta.
També podríeu tancar amb alguna cosa així com: "Avisa'm si no ens alineem en això" o "Avisa'm si vols parlar-ne més". Aquest llenguatge concis deixa clar que la conversa està tancada tret que hi hagi una problema al final del receptor.
4. No descuidis el títol
El tema del vostre missatge és l'eficiència daurada. Feu servir aquests béns immobles per oferir al vostre lector cap a la quantitat d'atenció que necessiten i quan. Encapçaleu els correus electrònics sobrants al pas.
Feu servir el vostre títol per indicar la urgència, la publicació i la línia de temps. Per exemple, un títol podria llegir una cosa així com: "Acció necessària per al divendres al migdia | El projecte Acme arribarà la setmana que ve ”.
Ara el vostre lector ja sap que això requerirà d'atenció. Ella és conscient que hi ha un termini per respondre i treballar en el qual s'ha de centrar la seva conclusió la setmana que ve. Aquesta afirmació única i concreta impedeix un munt d’anades i tornades.
Tenint en compte la quantitat de temps i atenció del correu electrònic, tant com a remitent com a receptor, podreu veure com algunes tècniques senzilles us ajudaran a enviar missatges que generin menys respostes a canvi i a millorar la comunicació global entre vosaltres i els vostres companys de treball o clients. . No seria genial? Quan la vostra comunicació sigui molt eficient, no només se sentirà més controlat de la safata d'entrada, els vostres col·legues apreciaran l'eficàcia que els ajudeu també.
Tingueu en compte que, de vegades, la vostra millor aposta és simplement prendre la conversa fora de línia. Per regla general, si no podeu resoldre el problema en tres intercanvis de correu electrònic o si es produeix una comunicació errònia a causa d'un fil llarg, es proposa una conversa en directe perquè pugueu resoldre l'assumpte ràpidament.
