Vostè és conscient quan es tracta de correu electrònic. De fet, sempre intenteu respondre en 24 hores. Gratteu això: en els moments d'un missatge entrant.
I més sovint, no, és fantàstic. Però de vegades, l'enviament del primer missatge de correu electrònic que em ve al cap podria produir un error contrari. A continuació es mostren alguns signes que hauríeu d’apartar de l’ordinador i tornar al missatge més endavant.
1. La vostra resposta és molt llarga
Malauradament, no és possible dir diplomàticament a algú que penses que és un idiota. Per tant, si escriviu un correu electrònic que balla de manera brillant al fet que menyspreeu els pensaments del vostre col·laborador, us puc prometre que el correu electrònic es tradueix aproximadament a: “Aquí hi ha algunes frases esponjoses. PS Crec que la teva idea falla. "
Si poguessis escriure el que estàs pensant en una frase (p. Ex.: "Jo no aprofundiria mai ") i el correu electrònic té encara tres paràgrafs llargs, tens problemes. Potser penseu que és recomanable dedicar una secció a com enteneu per què l’altra persona es pot confondre, i una altra a com sabeu de què parleu, i una tercera a com és millor el vostre pla. Tanmateix, realment són només més les línies que l’altra persona pot equivocar (o, vegeu-les a través).
En el seu lloc, intenteu ser el més succint possible. Si no esteu d’acord amb algú, un breu “No estic segur que estiguem a la mateixa pàgina” o “En vaig llegir una altra cosa” és realment molt més agradable i eficaç.
2. La vostra resposta està desbordant la puntuació
A no ser que estiguis dient a algú que alguna cosa és la millor notícia que has escoltat mai, i que ho és realment, hauríeu d’estar atents a un correu electrònic amb èmfasi. Si cada altra paraula està en negreta o en cursiva o en tots els límits, i la puntuació és triplicada; l'altra persona assumirà que el seu significat és extrem. (En un treball previ, vaig tenir un client que va escriure tots els seus correus electrònics, fins i tot els mundans, en tots els caps. El personal es referia afectuosament a la seva correspondència com a ressonància.)
Però no és tot divertit i jocs. Si els vostres sentiments no són positius, l’altra persona podria pensar fàcilment que estàs intentant transmetre ràbia -a diferència de la simple confusió. Per exemple, "no estic segur del que això significa ??? !!!!" sembla francament hostil. Per sort, la solució aquí és bastant fàcil. Limitar-se a un signe de puntuació i no en cursiva ("No estic segur del que significa això") encara expressa que no tens clar alguna cosa, però sí d'una manera molt mesurada.
3. La vostra resposta és poc clara (fins i tot per a tu)
Comptes els minuts fins que s’hagi acabat la jornada laboral. O estàs remullat de feina i només intenta mantenir el cap per sobre de l’aigua. Sigui quina sigui la raó, no et trobeu malament i heu llegit el correu electrònic que redacteu sis vegades.
I, segur, podríeu comprovar-ho per setena vegada i després fer clic a enviar. Però si encara us pregunteu si aquesta línia té sentit, és un senyal que no, probablement no.
Si podeu tornar al correu electrònic, per exemple, després d’haver dinat o després de la propera reunió que posa en perill tota la vostra energia, espera. Si necessiteu respondre el més aviat possible, envieu una resposta breu prometent enviar més informació més tard. Sovint, una nota ràpida que confirma la recepció i fa que algú sàpiga que tindreu contacte amb més informació manté obertes les línies de comunicació i us proporciona un espai de respiració per compondre la vostra resposta quan tingueu més amplada de banda.
4. La vostra resposta us implica per sobre i fora dels vostres deures
Ja sabeu quins tipus de missatges es troben normalment a la safata d'entrada. Però de tant en tant, alguna cosa arriba a la teva manera i penses en qualsevol cosa des de “Hmm, això és estrany …” a “Espera, és la meva feina?”
És possible que vulgueu treure una resposta ràpida per diverses raons. Potser no penseu que la qüestió val la pena dedicar-vos al vostre supervisor. Potser se m’acudeix una resposta brillant i només cal que s’aposti, pensant que es veurà com a iniciativa.
Per exemple, dir que un client us envia un missatge de correu electrònic sobre un projecte fora de la vostra càrrega de treball. Així, vareu veure si podeu trobar la resposta i, si no, envieu-la per correu electrònic amb el nom de la persona que la gestiona. És útil, no? Bé, no si hi ha un fons que no en coneixes. Tot i que teniu bones intencions, podríeu posar el vostre col·laborador o cap en un lloc difícil.
Una bona opció és reenviar el correu electrònic a la persona adequada a casa amb una oferta per ajudar-vos. Sembla que "Arthur de ABC Corporation em va preguntar si pogués comunicar-vos la informació de contacte. Estaria bé? ”O, “ Mark va preguntar sobre els detalls del projecte XYZ. Seria útil per a mi connectar-lo amb tu o compartir la nostra línia de temps? ”Pot retardar la teva resposta, però saps que en enviaràs la correcta.
No tens dubte si un correu electrònic toca la nota correcta? Feu un descans i torneu-hi.
