El fet que la funció de "desfer enviament" de Google s'hagi desplegat recentment no vol dir que tinguis clar quan es tracta d'errors per correu electrònic. Al cap i a la fi, quan treballeu tan ràpidament com ara, només té sentit que us torneu a caure de tant en tant. Fins i tot si ets perfeccionista.
De fet, hi ha algunes coses que tots els professionals acaben fent en algun moment o altre: en les seves carreres (si no una vegada a l’any). Així que, en lloc de panificar-se, només cal seguir el nostre avantatge.
1. Feu clic a Enviar abans de suposar-ho
És difícil mantenir la calma després d’haver enviat a algú una meitat de correu electrònic accidentalment, sobretot quan teníeu previst revisar perquè està farcit de draps, signes d’exclamació excessius i alguna redacció que es pot malinterpretar fàcilment.
Però no dediqueu els propers 10 minuts a investigar aplicacions de seguiment de correu electrònic per veure si el vostre destinatari ha obert el missatge. En el seu lloc, finalitzeu el correu electrònic original ràpidament (ja no teniu el luxe de passar diversos minuts editant-lo) i escriviu el següent a la part superior:
2. Respondre de forma accidental a tots
Aquest error es presenta en dos escenaris: un, envia alguna cosa que no és confidencial, però que no és exactament pensada per a tothom per llegir, com ara un correu electrònic al seu cap sobre el temps de vacances. O dos, envieu a tota l’empresa un comentari fantàstic sobre un col·lega que només estava pensat per a veure un amic proper.
Per al primer escenari, proveu:
Enviar tot això és un començament, però encara no esteu fora de la pista. No es tracta d’un desplegament casual que es pot arreglar tan fàcilment. Aproxima’t a qualsevol que sigui que ofensis en persona (o per telèfon) i disculpes, per molt que sigui incòmode. A continuació, llegeix-ho per obtenir un enfocament pas a pas sobre com recuperar-se d’aquest tipus d’error de treball més greu.
3. Realització d'un Typo Egregi
La majoria de les tipografies no requereixen cap nota de seguiment, però tots hem ensopegat amb aquelles persones que necessiten una explicació. Potser el tipus de text canvia el significat del que estàs intentant dir. O, potser n’hi ha tants que només et fa semblar una mica analfabet.
En lloc d'esperar que el destinatari no ignora el error com a error, digueu-li:
4. Enviar correu electrònic a la persona equivocada
Aquest error, de nou, es presenta en dos escenaris diferents. O envieu un missatge relacionat amb l'empresa a Colleague Two en lloc de Colleague One, o bé envieu informació sensible a algú fora de l'empresa.
Per al primer escenari, escriviu:
Aquest darrer escenari és, per descomptat, molt més greu. Abans de contactar amb el destinatari incorrecte, poseu-ne les conseqüències donant-li a conèixer al vostre gestor i esbrineu la sensibilitat de la informació que vau filtrar. A continuació, basant-se en les instruccions de la vostra part superior, demaneu disculpes a la part exterior i sol·liciteu-li que elimini el vostre missatge.
Quins són els altres errors de cada dia per correu electrònic i com us recupereu? Parla’m d’ells a Twitter?
