No importa el temps que dediquem a optimitzar la nostra safata d'entrada, des dels missatges de comprovació per lots fins a afegir campanes i xiulets; el correu electrònic es fa càrrec de la nostra vida. Vist les meves estadístiques del mes passat, vaig rebre i processar més de 10.000 correus electrònics (eek!), De manera que trobar la manera adequada de gestionar tota aquesta correspondència en línia ha estat fonamental per a la meva salut quotidiana.
Tot i així, resulta que la "manera correcta" de gestionar el correu electrònic depèn molt del vostre propi estil personal. He arrodonit algunes de les estratègies més populars i amb èxit perquè pugueu decidir quina és la més adequada per vosaltres:
1. LIFO: Last in First Out
Aquesta tècnica es basa en deixar que les coses antigues es tractin amb si mateixa. És la forma més comuna de que les persones tracten la seva safata d'entrada, llegint-la a través del correu electrònic de dalt cap a baix (també, a partir del correu electrònic més recent rebut).
Això és molt convenient i intuïtiu, però hi ha dos riscos principals d'aquesta estratègia. El primer risc és que probablement acabareu amb una resposta incoherent. Els dies que tingueu molt de temps per gastar en el correu electrònic, respondreu als contactes de forma ràpida. Els dies que estigueu ocupats i a les reunions, tindreu els missatges acumulats i enterrats amb correus electrònics més nous.
El segon risc és que perdreu bones oportunitats perquè no vau seguir amb el temps. Si opteu per utilitzar aquesta estratègia, però voleu mitigar aquests riscos, us recomanaria que bloquegeu una o dues hores una vegada a la setmana durant la qual feu un canvi a l’enfocament cronològic invers (es descriu convenientment a continuació). D’aquesta manera, esborreu qualsevol cosa antiga que pugui ser important.
2. Cronològic invers
El contrari de LIFO, adoptar un enfocament cronològic invers significa primer tractar els missatges de correu electrònic més antics. Si utilitzeu Gmail, podeu canviar l’ordenació de la safata d’entrada només fent clic al comptador de correu electrònic que hi ha a l’extrem superior dret.
Amb aquesta estratègia, sovint us trobareu davant de correus electrònics més difícils que heu publicat, cosa que és ideal per a qualsevol retardador crònic. Tot i així, hi ha un desavantatge d’aquesta estratègia. Si treballes en algun lloc on rebeu constantment correus electrònics urgents que realment cal respondre de seguida, pot ser arriscat adoptar un enfoc cronològic invers. Amb això, definitivament podeu combinar aquesta estratègia amb LIFO durant la jornada laboral real, si és així.
3. Yesterbox
La tècnica de Yesterbox, centrada en l'ocupació del conseller delegat de Zappos, Tony Hsieh, se centra avui en tractar tot el correu electrònic que vau rebre ahir. Hsieh explica:
La llista de "vostres tasques" cada dia és només la bústia de correu electrònic d'ahir (per tant, "Yesterbox"). La gran cosa d’això és quan us aixequeu al matí, sabeu exactament quants correus electrònics heu de passar, hi ha una sensació de progrés a mesura que processeu cada missatge de correu electrònic d’ahir i el traieu de la safata d’entrada, i en realitat hi ha un punt. quan tinguis zero correus electrònics per processar des d’ahir. De fet, hi ha un sentit de finalització, que és increïble. ”
Aquesta és una excel·lent estratègia per a qualsevol persona que tingui ganes de que s’ofegin constantment al correu electrònic. Tot i que us recomano llegir tot el que heu de fer, la millor part és definitivament la quantitat de control que torneu a la vostra safata d'entrada. A diferència d'altres mètodes, el vostre objectiu segueix sent el mateix que el dia que ve i, amb el temps, tindreu una millor maneig de la durada del correu electrònic. Ahir vas rebre 25 correus? D'acord, pot trigar una mica més d'una hora. Voleu un gran dia amb 70 correus electrònics? Podeu planificar per endavant i bloquejar més temps per gestionar el volum.
4. Safata d'entrada zero
Un terme creat per Merlin Mann, Inbox Zero és una estratègia de correu electrònic mitjançant la qual l’objectiu és mantenir la vostra safata d’entrada 100% buida. Hi ha alguns avantatges importants: Tot es gestiona sempre i no perdreu el temps per tornar a llegir un correu electrònic per tercera vegada abans d’accionar realment. Aquesta estratègia és bona per als fabricants de llistes de tipus A (com jo!) Que els agrada tenir un control complet sobre les seves safates d'entrada. Però, segons la meva experiència, és fàcil deixar que la vostra safata d'entrada dicti la seva vida si porteu això massa lluny. Suggeriment: combina Inbox Zero amb Boomerang per a Gmail, una aplicació que permet fitxer missatges fora de la safata d'entrada fins a la data i l'hora de la vostra elecció, de manera que podreu decidir entre respondre i retardar-los per més tard.
Si ho intenteu per primera vegada, us recomano consultar el repte de Lily Herman durant tota la setmana per quedar-vos a Inbox Zero abans de començar.
Després de provar cada mètode, puc dir amb seguretat que l’elecció d’una estratègia consisteix a fer coincidir les vostres preferències personals amb els hàbits que voldreu fomentar (o descoratjar). Podeu trobar que la barreja i la concordança funcionen millor per a vosaltres. Vaig estar molt de temps a Inbox Zero i he decidit que l'estrès per aconseguir aquests últims no va valer la pena. Però em quedo a la meva safata d'entrada amb menys de 20 correus electrònics cada vegada que vaig a dormir cada nit, prou curt per poder veure tots a la pantalla per comprovar ràpidament que no caigués res per les esquerdes. Sempre que no siguis esclau de la safata d'entrada i qualsevol que tingui coneixement de tu rep una resposta oportuna, qui ha de jutjar?
