Depenent de la versió de Microsoft Office que utilitzeu, pot contenir diverses aplicacions. L'oferta bàsica normalment conté Word, Excel, PowerPoint i Outlook. PowerPoint no sembla oferir cap seguretat inherent, però Word, Excel i Outlook proporcionen un cert nivell de xifrat.
Protegir documents de Word
Per als documents de Microsoft Word (Word 2000 i nous), podeu triar un nivell de seguretat més alt en desar un fitxer. En lloc de fer clic a "Desa", feu clic a Dossier, llavors Guardar com i seguiu aquests passos:
- Fer clic a Eines a l'extrem superior dret del quadre de diàleg de guardar fitxers
- Fer clic a Opcions de seguretat
- El quadre Opcions de seguretat ofereix diverses opcions:
- Podeu introduir una contrasenya al quadre que hi ha al costat Contrasenya per obrir si voleu que el fitxer sigui completament inaccessible sense la contrasenya
- A Word 2002 i 2003, podeu fer clic al botó Avançat botó al costat del quadre de la contrasenya per triar un nivell de xifrat més alt que sigui encara més difícil d'entrar
- Podeu introduir una contrasenya al quadre que hi ha al costat Contrasenya per modificar si és correcte que altres obri el fitxer, però voleu restringir qui pot fer canvis al fitxer
- A la part inferior del quadre Opcions de seguretat també es proporcionen algunes opcions per protegir la privadesa del document:
- Elimineu la informació personal de les propietats del fitxer desades
- Aviseu abans d'imprimir, guardeu o envieu un fitxer que contingui canvis o comentaris seguits
- Emmagatzemi el número aleatori per millorar la precisió de combinació
- Feu que el marge ocult sigui visible quan s'obre o es guarda
- Feu clicD'acord per tancar el quadre Opcions de seguretat
- Seleccioneu un nom per al vostre fitxer i feu clic Desa
Assegurar els fitxers d'Excel
Excel ofereix un estil de protecció molt semblant a Microsoft Word. Només has de fer clic Dossier, Guardar com i seguiu aquests passos:
- Fer clic a Eines a l'extrem superior dret del quadre de diàleg de guardar fitxers
- Fer clic a Opcions generals
- Podeu introduir una contrasenya al quadre que hi ha al costat Contrasenya per obrir si voleu que el fitxer sigui completament inaccessible sense la contrasenya
- Podeu fer clic al botó Avançat botó al costat del quadre de la contrasenya per triar un nivell de xifrat més alt que sigui encara més difícil d'entrar
- Podeu introduir una contrasenya al quadre que hi ha al costat Contrasenya per modificar si és correcte que altres obri el fitxer, però voleu restringir qui pot fer canvis al fitxer
- Feu clicD'acord per tancar el quadre Opcions generals
- Seleccioneu un nom per al vostre fitxer i feu clic Desa
Assegurar els fitxers PST d'Outlook
La signatura i el xifrat digital real dels missatges de correu electrònic entrants o sortints i els fitxers adjunts de fitxers són un tema diferent que s'explicarà un altre cop. Tanmateix, si passa a exportar dades de les carpetes de Microsoft Outlook en un fitxer PST, podeu afegir protecció per assegurar-ne que les dades no siguin accessibles per altres usuaris. Només cal seguir aquests passos:
- Fer clic a Dossier
- Selecciona Importació i exportació
- Trieu Exporta a un fitxer i feu clic a Pròxim
- Selecciona Fitxer de carpeta personal (.pst) i feu clic a Pròxim
- Trieu la carpeta o les carpetes que voleu exportar (i seleccioneu la casella a) Inclou subcarpetes si ho desitja) i, a continuació, feu clic a Pròxim
- Seleccioneu una ruta de sortida i el nom del fitxer i seleccioneu una de les opcions del vostre fitxer d'exportació i, a continuació, feu clic a Acaba
- Reemplaça duplicats amb elements exportats
- Permetre que es creïn elements duplicats
- No exporteu articles duplicats
- Sota Configuració de xifratge, seleccioneu una de les opcions següents
- Sense xifratge
- Encriptació comprimible
- Alt encriptació
- A la part inferior de la pantalla, introduïu una contrasenya per utilitzar per obrir el fitxer PST xifrat (heu d'introduir la mateixa contrasenya en els dos quadres per verificar que heu escrit la contrasenya de la manera que voleu, de lo contrario no podreu obrir la vostra pròpia dossier)
- Seleccioneu si voleu o no Deseu aquesta contrasenya a la vostra llista de contrasenyes
- Feu clic D'acord per completar l'exportació de fitxers
(Editat per Andy O'Donnell)
