Les opcions de validació de dades d'Excel inclouen crear una llista desplegable que limiti les dades que es poden introduir en una cel·la específica a una llista d'entrades predefinides.
Quan s'afegeix una llista desplegable a una cel·la, es mostrarà una fletxa al costat d'ella. En fer clic a la fletxa, s'obrirà la llista i us permetrà seleccionar un dels elements de la llista per entrar a la cel·la.
Les dades que s'utilitzen a la llista es poden localitzar:
- en el mateix full de càlcul que la llista
- en un full de treball diferent al mateix llibre
- en un llibre de treball diferent
Tutorial: utilitzant dades emmagatzemades en un llibre diferent
En aquest tutorial, crearem una llista desplegable amb una llista d'entrades ubicades en un llibre de treball diferent.
Els avantatges d'utilitzar una llista d'entrades ubicades en un llibre diferent inclouen la centralització de les dades de la llista si és utilitzada per diversos usuaris i que protegeixen les dades de canvis accidentals o intencionals.
Nota: Quan les dades de la llista s'emmagatzemen en un llibre de treball independent, tots dos llibres han d'estar oberts perquè la llista funcioni.
Seguint els passos dels temes de tutoria que hi ha a continuació, us explica la creació, l'ús i el canvi de la llista desplegable semblant a la que es mostra a la imatge anterior.
Tanmateix, aquestes instruccions de tutorial no inclouen passos de format per a les fitxes.
Això no interfereix en completar el tutorial. El vostre full de càlcul serà diferent de l'exemple de la pàgina 1, però la llista desplegable us donarà els mateixos resultats.
Temes de tutoria
- Obrir arxius i desar les dades del tutorial
- Creació de dos intervals amb nom
- Obertura del quadre de diàleg Validació de dades
- Introduir l'origen de dades i completar la llista desplegable
- Canvi dels elements de la llista
- Opcions per protegir la llista desplegable
Introduir les dades del tutorial
Obertura de dos llibres d'Excel
Com es va esmentar, per a aquest tutorial, les dades de la llista desplegable es trobaran en un llibre diferent de la llista desplegable.
Per a aquest tutorial, seguiu aquests passos:
- Obriu dos llibres en blanc d'Excel
- Deseu un llibre amb el nom data-source.xlsx - Aquest llibre contindrà les dades de la llista desplegable
- Deseu el segon llibre amb el nom llista desplegable.xlsx - Aquest llibre contindrà la llista desplegable
- Deixeu els dos llibres oberts després d'estalviar.
Introduir les dades del tutorial
- Introduïu les dades següents a les cel·les A1 a A4 de la data-source.xlsx llibre tal com es pot veure a la imatge de dalt.
-
A1 - Pa de gingebre A2 - Llimona A3 - Pas de farina de civada A4 - Pipetes de xocolata
- Deseu el llibre i ho deixeu obert
- Introduïu les dades a sota a les cel·les B1 de la llista desplegable.xlsx llibre de treball.
-
B1 - Tipus de galetes:
- Deseu el llibre i ho deixeu obert
- La llista desplegable s'afegirà a la cel·la C1 d'aquest llibre
Creació de dos intervals amb nom
Creació de dos intervals amb nom
Un rang anomenat us permet referir-vos a un rang específic de cel·les en un llibre de treball Excel.
Els rangs amb nom tenen molts usos a Excel, incloent-los en fórmules i en crear gràfics.
En tots els casos, s'utilitza un rang amb nom en lloc d'un rang de referències de cel·les que indiquen la ubicació de les dades en un full de càlcul.
Quan s'utilitza en una llista desplegable que es troba en un llibre de treball diferent, s'han d'utilitzar dos intervals amb nom.
- Es crea una per als ítems de llista al llibre on es troben les dades
- Es crea un segon en el llibre on es troba la llista desplegable. Aquest segon rang anomenat es vincula al rang amb nom al primer quadern de treball
Tutorial Passos
El primer rang anomenat
- Seleccioneu les cel·les A1 - A4 del data-source.xlsx llibre per ressaltar-los
- Feu clic al quadre de noms situat a sobre de la columna A
- Escriviu "Galetes" (sense cometes) al quadre de noms
- Premeu el botó ENTRAR tecla al teclat
- Cel·les A1 a A4 de la data-source.xlsx el llibre ara té el nom del rang de Galetes
- Desa el llibre
El Segon rang nomenat
Aquest segon rang anomenat no utilitza referències de cel·la des del llista desplegable.xlsx llibre de treball.
Més aviat, com es mencionarà, enllaçarà amb el Galetes nom del rang a la data-source.xlsx llibre de treball.
Això és necessari perquè Excel no accepta referències de cel·les d'un llibre de treball diferent per a un rang amb nom. No obstant això, excepte un altre nom de rang.
La creació del segon rang anomenat, per tant, no es fa amb el Quadre de noms però utilitzant el Gestor de noms opció ubicada a la Fórmules pestanya de la cinta.
- Feu clic a la cel · la C1 a la finestra llista desplegable.xlsx llibre de treball
- Fer clic a Fórmules> Gestor de noms a la cinta per obrir el Gestor de noms Caixa de diàleg
- Feu clic al Nou botó per obrir el botó Nou nom Caixa de diàleg
- En el tipus de línia Nom: Dades
- En el referit al tipus de línia: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Feu clic a Accepta per completar el rang amb nom i tornar al quadre de diàleg Administrador de noms
- Feu clic a Tanca per tancar el quadre de diàleg Administrador de noms
- Desa el llibre
Obertura del quadre de diàleg Validació de dades
Obertura del quadre de diàleg Validació de dades
Totes les opcions de validació de dades en Excel, incloses les llistes desplegables, s'estableixen mitjançant el quadre de diàleg de validació de dades.
A més d'afegir llistes desplegables a un full de càlcul, la validació de dades en Excel també es pot utilitzar per controlar o limitar el tipus de dades que es poden introduir en cel·les específiques en un full de càlcul.
Tutorial Passos
- Feu clic a la cel · la C1 del llista desplegable.xlsx llibre per convertir-lo en la cel·la activa - aquí és on es localitzarà la llista desplegable
- Feu clic al Dades pestanya del menú de la cinta a sobre del full de càlcul
- Feu clic al Validació de dades icona a la cinta per obrir el menú desplegable
- Feu clic al Validació de dades opció al menú per obrir el quadre de diàleg Validació de dades
- Deixeu el quadre de diàleg obert per al següent pas del tutorial
Ús d'una llista per a la validació de dades
Selecció d'una llista per a la validació de dades
Com es va esmentar, hi ha diverses opcions per a la validació de dades a Excel, a més d'una llista desplegable.
En aquest pas escollirem la Llista opció com el tipus de validació de dades que s'utilitzarà per a la cel·la D1 del full de treball.
Tutorial Passos
- Fer clic a Configuració fitxa al quadre de diàleg
- Feu clic a la fletxa cap avall al final de la finestra Permetre línia per obrir el menú desplegable
- Fer clic a Llista per triar una llista desplegable per a la validació de dades a la cel·la C1 i activar la Font línia al quadre de diàleg
Introduir l'origen de dades i completar la llista desplegable
Atès que l'origen de dades de la llista desplegable es troba en un llibre de treball diferent, s'introduirà el segon rang anomenat anteriorment Font línia al quadre de diàleg.
Tutorial Passos
- Feu clic al Font línia
- Tipus "= Dades" (sense cometes) a la línia Origen
- Feu clic D'acord per completar la llista desplegable i tancar el Validació de dades Caixa de diàleg
- Una petita fletxa cap avall icona situada al costat dret de la cel·la C1
- Si feu clic a la fletxa cap avall, heu d'obrir la llista desplegable que conté els quatre noms de les galetes introduïdes a les cel·les A1 a A4 de la data-source.xlsx llibre de treball
- Si feu clic en un dels noms, heu d'introduir aquest nom a la cel·la C1
Canviar la llista desplegable
Canvi dels elements de la llista
Per mantenir actualitzada la llista desplegable amb els canvis en les nostres dades, és possible que hàgiu de canviar periòdicament les opcions de la llista.
Ja que usem un rang anomenat com a font dels nostres elements de la llista en lloc dels noms de la llista real, canvieu els noms de les galetes a l'interval anomenat ubicat a les cel·les A1 a A4 del data-source.xlsx El llibre canviarà immediatament els noms de la llista desplegable.
Si les dades s'introdueixen directament al quadre de diàleg, fer canvis a la llista implica tornar al quadre de diàleg i editar la línia d'origen.
En aquest pas canviarem Llimona a Shortbread a la llista desplegable canviant les dades a la cel·la A2 del rang amb nom al camp data-source.xlsx llibre de treball.
Tutorial Passos
- Feu clic a la cel · la A2 al data-source.xlsx llibre (Lemon) per convertir-lo en la cel·la activa
- Escriviu Shortbread a la cel·la A2 i premeu la tecla Enter al teclat
- Feu clic a la fletxa avall per a la llista desplegable de la cel · la C1 de la llista desplegable.xlsx llibre per obrir la llista
- El punt 2 de la llista ara hauria de llegir Shortbread en lloc de Llimona
Opcions per protegir la llista desplegable
Opcions per protegir la llista desplegable
Atès que les nostres dades es troben en un full de treball diferent de les opcions de la llista desplegable disponibles per protegir les dades de la llista, s'inclouen:
- Protegiu el full de treball que implica bloquejar les cel·les A1 a A4 a la fulla 2
- Requereix una contrasenya per modificar el llibre
- Tenir obert el llibre com Llegeix només
